Regulamin

REGULAMIN SERWISU INTERNETOWEGO VOCE

§1. Postanowienia wstępne

Serwis internetowy VOCE, dostępny pod adresem internetowym www.voce.pl, prowadzony jest przez VOCE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), NIP: 7822967401, REGON: 544243388.

Niniejszy Regulamin skierowany jest zarówno do Konsumentów, jak i do Przedsiębiorców korzystających z Serwisu i określa zasady korzystania z Serwisu internetowego, zasady i tryb zawierania Umów o Świadczenie Usług z Klientem na odległość za pośrednictwem Serwisu oraz zasady świadczenia usług subskrypcyjnych.

Serwis oferuje dostęp do oprogramowania VOCE – aplikacji desktopowej wspomagającej pracę lekarzy poprzez dyktafon medyczny, transkrypcję mowy w czasie rzeczywistym oraz, w zależności od wybranego Planu, asystenta AI generującego notatki medyczne i kody ICD-10.

§2. Definicje

Konsument – osoba fizyczna zawierająca z Usługodawcą umowę w ramach Serwisu, której przedmiot nie jest związany bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

Usługodawca – VOCE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, NIP: 7822967401, REGON: 544243388.

Klient – każdy podmiot dokonujący zakupów za pośrednictwem Serwisu.

Przedsiębiorca – osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą, która korzysta z Serwisu.

Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Usługodawcę pod adresem internetowym www.voce.pl.

Umowa zawarta na odległość – umowa zawarta z Klientem w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość w ramach Serwisu, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie.

Regulamin – niniejszy regulamin Serwisu.

Zamówienie – oświadczenie woli Klienta składane za pomocą formularza zamówienia i zmierzające bezpośrednio do zawarcia Umowy o Świadczenie Usług z Usługodawcą.

Konto – konto Klienta w Serwisie, w którym gromadzone są dane podane przez Klienta, informacje o złożonych Zamówieniach, aktywnych Subskrypcjach oraz Kluczach API.

Subskrypcja – cykliczna, miesięczna usługa dostępu do oprogramowania VOCE, automatycznie odnawiana na kolejne okresy rozliczeniowe do czasu jej anulowania przez Klienta lub Usługodawcę.

Okres Rozliczeniowy – okres jednego miesiąca kalendarzowego, za który naliczana jest opłata subskrypcyjna.

Opłata Instalacyjna (Setup Fee) – jednorazowa opłata za usługę wdrożenia, instalacji, konfiguracji oraz szkolenia związanego z uruchomieniem oprogramowania VOCE, realizowaną przez niezależny podmiot trzeci, tj. Partnera IT, na podstawie odrębnego stosunku prawnego.

Partner IT – niezależny od Usługodawcy podmiot trzeci świadczący na rzecz Klienta usługę wdrożenia, instalacji, konfiguracji, podłączenia sprzętu lub szkolenia związanego z uruchomieniem oprogramowania VOCE.

Klucz API – unikalny ciąg znaków przypisany do Subskrypcji Klienta, umożliwiający autoryzację i korzystanie z oprogramowania VOCE.

Plan – wybrany przez Klienta wariant Subskrypcji, np. Plan Standard lub Plan Premium, różniący się zakresem dostępnych funkcji i ceną.

Usługa Cyfrowa – usługa pozwalająca Klientowi na dostęp do oprogramowania VOCE i korzystanie z niego w modelu SaaS (Software as a Service).

§3. Kontakt z Usługodawcą

Adres Usługodawcy: ul. Piotra Tomickiego 19 lok. 6, 61-116 Poznań

Adres e-mail: support@voce.pl

Klient może porozumiewać się z Usługodawcą za pomocą adresów podanych w niniejszym paragrafie.

§4. Wymagania techniczne

Do korzystania z Serwisu, w tym przeglądania oferty oraz składania Zamówień, niezbędne są:

Urządzenie końcowe z dostępem do sieci Internet i przeglądarką internetową (Chrome, Firefox, Edge, Safari).

Aktywne konto poczty elektronicznej (e-mail).

Włączona obsługa plików cookies oraz JavaScript.

Do korzystania z oprogramowania VOCE niezbędne są:

Komputer z systemem operacyjnym Windows 10 lub nowszym.

Aktywne połączenie z Internetem.

Mikrofon (wbudowany lub zewnętrzny).

Aktywna Subskrypcja i ważny Klucz API.

§5. Informacje ogólne

Usługodawca w najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia, w tym przerwy w funkcjonowaniu Serwisu, spowodowane siłą wyższą, niedozwolonym działaniem osób trzecich lub niekompatybilnością Serwisu z infrastrukturą techniczną Klienta.

Przeglądanie oferty Serwisu nie wymaga zakładania Konta. Złożenie Zamówienia wymaga założenia Konta lub podania niezbędnych danych osobowych i adresowych umożliwiających realizację Zamówienia.

Ceny podane w Serwisie są podane w polskich złotych i są cenami brutto (uwzględniają podatek VAT).

Na końcową kwotę do zapłaty przez Klienta przy pierwszym Zamówieniu składa się cena Subskrypcji za pierwszy Okres Rozliczeniowy. Jeżeli w związku z uruchomieniem usługi Klient korzysta dodatkowo z wdrożenia, instalacji, konfiguracji lub szkolenia realizowanego przez Partnera IT, Opłata Instalacyjna (Setup Fee) za tę usługę może być pobierana odrębnie, na podstawie odrębnego stosunku prawnego z Partnerem IT. O łącznych kosztach związanych z uruchomieniem usługi Klient jest informowany przed złożeniem Zamówienia.

Kolejne płatności (odnowienia Subskrypcji) obejmują wyłącznie cenę Subskrypcji za dany Okres Rozliczeniowy.

§6. Zakładanie Konta w Serwisie

Aby założyć Konto w Serwisie, należy wypełnić formularz rejestracji. Niezbędne jest podanie następujących danych: adres e-mail i hasło.

Założenie Konta w Serwisie jest darmowe.

Logowanie do Konta odbywa się poprzez podanie adresu e-mail i hasła ustanowionych w formularzu rejestracji.

Klient ma możliwość w każdej chwili, bez podania przyczyny i bez ponoszenia z tego tytułu jakichkolwiek opłat, usunąć Konto poprzez wysłanie stosownego żądania do Usługodawcy na adres e-mail podany w §3. Usunięcie Konta nie zwalnia Klienta z obowiązku uregulowania należności za aktywne Subskrypcje.

§7. Plany subskrypcyjne i zakres usług

Usługodawca oferuje następujące Plany subskrypcyjne:
a) Plan Premium – obejmuje dostęp do dyktafonu medycznego z transkrypcją mowy w czasie rzeczywistym. oraz dodatkowo: asystenta AI generującego ustrukturyzowane notatki medyczne, automatyczne kody ICD-10 na podstawie wywiadu, priorytetowe wsparcie techniczne.

Szczegółowy opis funkcji dostępnych w poszczególnych Planach oraz aktualne ceny znajdują się na stronach Serwisu.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania nowych Planów subskrypcyjnych oraz modyfikacji zakresu funkcji dostępnych w istniejących Planach, z zachowaniem co najmniej 30-dniowego okresu wyprzedzenia dla Klientów posiadających aktywne Subskrypcje.

§8. Zasady składania Zamówienia

W celu złożenia Zamówienia należy:

Wybrać Plan subskrypcyjny będący przedmiotem Zamówienia, a następnie kliknąć przycisk „Kup teraz” lub równoznaczny.

Zalogować się do Konta lub założyć nowe Konto.

Wypełnić formularz zamówienia poprzez wpisanie danych rozliczeniowych (imię, nazwisko, adres, e-mail, opcjonalnie: firma, NIP, telefon).

Zapoznać się z Regulaminem i Polityką Prywatności oraz zaakceptować ich treść.

Kliknąć przycisk „Zamawiam i płacę” oraz dokonać płatności.

§9. Metody płatności

Klient może skorzystać z następujących metod płatności:
a) płatność kartą kredytową lub debetową (Visa, Mastercard),
b) BLIK,
c) inne metody udostępnione przez operatora płatności Stripe.

Płatności obsługiwane są przez operatora Stripe, Inc. Dane karty płatniczej przetwarzane są bezpośrednio przez Stripe i nie są przechowywane przez Usługodawcę.

Odnowienia Subskrypcji realizowane są automatycznie z wykorzystaniem metody płatności zapisanej przez Klienta. Klient może zmienić metodę płatności w panelu „Moje Konto”.

§10. Realizacja Zamówienia i aktywacja Subskrypcji

Zawarcie Umowy o Świadczenie Usług między Klientem a Usługodawcą następuje po złożeniu Zamówienia i dokonaniu płatności za Subskrypcję.

Po zaksięgowaniu płatności Usługodawca niezwłocznie:
a) potwierdza otrzymanie Zamówienia i jego przyjęcie do realizacji poprzez przesłanie wiadomości e-mail,
b) generuje unikalny Klucz API przypisany do Subskrypcji Klienta,
c) przesyła Klientowi wiadomość e-mail zawierającą Klucz API oraz instrukcję instalacji i aktywacji oprogramowania VOCE.

Subskrypcja jest aktywna od momentu zaksięgowania pierwszej płatności i obowiązuje przez kolejne Okresy Rozliczeniowe do czasu jej anulowania.

Klucz API jest widoczny w panelu „Moje Konto” w zakładce „Klucze API”.

Usługodawca może współpracować z Partnerami IT w zakresie wdrożenia, konfiguracji, instalacji sprzętu lub szkolenia Klienta, przy czym usługi te mogą być świadczone na podstawie odrębnego stosunku prawnego pomiędzy Klientem a Partnerem IT.

§11. Odnowienie i anulowanie Subskrypcji

Subskrypcja jest automatycznie odnawiana na kolejne Okresy Rozliczeniowe. Opłata za kolejny Okres Rozliczeniowy jest pobierana automatycznie z zapisanej metody płatności.

Klient może anulować Subskrypcję w dowolnym momencie poprzez:
a) panel „Moje Konto” -> zakładka „Subskrypcje” -> przycisk „Anuluj”,
b) kontakt z Usługodawcą na adres e-mail podany w §3.

Anulowanie Subskrypcji oznacza, że nie zostanie ona odnowiona na kolejny Okres Rozliczeniowy. Klient zachowuje dostęp do usługi do końca bieżącego, opłaconego Okresu Rozliczeniowego.

W przypadku nieudanej płatności za odnowienie Subskrypcji:
a) system automatycznie podejmie ponowne próby pobrania płatności zgodnie z harmonogramem retry (do 5 prób w ciągu 14 dni),
b) w trakcie trwania prób ponownego pobrania płatności Subskrypcja otrzymuje status „on-hold” – Klient zachowuje tymczasowy dostęp do usługi,
c) jeżeli żadna z prób pobrania płatności nie powiedzie się w ciągu 14 dni, Subskrypcja zostaje automatycznie anulowana, a Klucz API dezaktywowany.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do anulowania Subskrypcji w przypadku naruszenia przez Klienta postanowień niniejszego Regulaminu.

§12. Prawo odstąpienia od umowy

Konsument może w terminie 14 dni odstąpić od Umowy o Świadczenie Usług bez podania jakiejkolwiek przyczyny.

Bieg terminu określonego w ust. 1 rozpoczyna się od dnia zawarcia Umowy, tj. dokonania płatności za Subskrypcję.

Konsument może odstąpić od Umowy, składając Usługodawcy oświadczenie o odstąpieniu od Umowy. Do zachowania terminu odstąpienia od Umowy wystarczy wysłanie przez Konsumenta oświadczenia przed upływem tego terminu.

Oświadczenie może być wysłane drogą elektroniczną na adres e-mail Usługodawcy podany w §3.

W przypadku przesłania oświadczenia drogą elektroniczną, Usługodawca niezwłocznie prześle Konsumentowi potwierdzenie otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od Umowy.

Skutki odstąpienia od Umowy:
a) W przypadku odstąpienia od Umowy o Subskrypcję, Umowę uważa się za niezawartą w zakresie świadczonym przez Usługodawcę.
b) Usługodawca zwraca Konsumentowi niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, wyłącznie płatność za Subskrypcję faktycznie otrzymaną przez Usługodawcę.
c) Usługodawca nie zwraca Opłaty Instalacyjnej (Setup Fee), ponieważ jest ona wynagrodzeniem za usługę wdrożenia i szkolenia wykonaną przez niezależny podmiot trzeci, tj. Partnera IT, na podstawie odrębnego stosunku prawnego. Wszelkie roszczenia dotyczące Opłaty Instalacyjnej (Setup Fee) należy kierować bezpośrednio do Partnera IT, który wystawił fakturę za tę usługę.

Utrata prawa do odstąpienia:
Prawo do odstąpienia od Umowy nie przysługuje Konsumentowi w sytuacjach opisanych w ustawie o prawach konsumenta, w szczególności gdy:
a) usługa została w pełni wykonana – jeżeli Partner IT dokonał pełnej instalacji, konfiguracji mikrofonów oraz szkolenia za wyraźną zgodą Konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem wdrożenia, że po jego wykonaniu utraci prawo do odstąpienia od umowy w zakresie tej konkretnej usługi wdrożenia,
b) dostarczenie treści cyfrowych – jeżeli Konsument po otrzymaniu Klucza API dokonał aktywacji oprogramowania, w szczególności poprzez pierwsze zalogowanie lub pobranie danych, co jest równoznaczne z rozpoczęciem świadczenia treści cyfrowych niedostarczanych na nośniku materialnym za wyraźną zgodą Konsumenta.

§13. Reklamacja

Klient ma prawo do złożenia reklamacji w przypadku nieprawidłowego działania Usługi Cyfrowej (oprogramowania VOCE) lub Serwisu.

Reklamację należy zgłosić drogą elektroniczną na adres e-mail Usługodawcy podany w §3.

Zaleca się, aby reklamacja zawierała: opis problemu, okoliczności, w tym datę jego wystąpienia, dane Klienta składającego reklamację (imię, nazwisko, adres e-mail) oraz oczekiwany sposób rozwiązania problemu.

Usługodawca ustosunkuje się do reklamacji niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. Jeśli Usługodawca nie ustosunkuje się do reklamacji w tym terminie, uważa się, że żądanie Klienta uznał za uzasadnione.

W przypadku uznania reklamacji Usługodawca podejmie działania naprawcze lub, jeśli naprawa nie jest możliwa, zaproponuje Klientowi stosowną rekompensatę, np. przedłużenie Subskrypcji lub częściowy zwrot opłaty.

§14. Odpowiedzialność i ograniczenia

Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby Serwis i oprogramowanie VOCE działały w sposób ciągły i prawidłowy.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
a) przerwy w działaniu Serwisu lub oprogramowania VOCE spowodowane przerwami technicznymi, konserwacją, aktualizacjami lub siłą wyższą,
b) skutki podania przez Klienta nieprawdziwych lub niepełnych danych,
c) udostępnienie przez Klienta Klucza API osobom trzecim,
d) jakość transkrypcji i syntez AI, które mają charakter pomocniczy i nie stanowią porady medycznej.

Oprogramowanie VOCE jest narzędziem pomocniczym. Wyniki transkrypcji, syntezy notatek i kodów ICD-10 generowane przez AI mogą zawierać błędy. Lekarz ponosi pełną odpowiedzialność za weryfikację i ostateczną treść dokumentacji medycznej.

§15. Pozasądowe sposoby rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń

Szczegółowe informacje dotyczące możliwości skorzystania przez Konsumenta z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń oraz zasady dostępu do tych procedur dostępne są w siedzibach oraz na stronach internetowych powiatowych (miejskich) rzeczników konsumentów, organizacji społecznych, do których zadań statutowych należy ochrona konsumentów, Wojewódzkich Inspektoratów Inspekcji Handlowej oraz na stronach internetowych Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Konsument posiada następujące przykładowe możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń:
a) zwrócenie się do stałego polubownego sądu konsumenckiego, o którym mowa w art. 37 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o Inspekcji Handlowej, z wnioskiem o rozstrzygnięcie sporu wynikłego z Umowy zawartej z Usługodawcą,
b) zwrócenie się do wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej z wnioskiem o wszczęcie postępowania mediacyjnego w sprawie polubownego zakończenia sporu między Konsumentem a Usługodawcą,
c) skorzystanie z bezpłatnej pomocy powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów lub organizacji społecznej, do której zadań statutowych należy ochrona konsumentów, w szczególności Federacji Konsumentów lub Stowarzyszenia Konsumentów Polskich.

§16. Dane osobowe

Administratorem danych osobowych Klientów zbieranych za pośrednictwem Serwisu jest Usługodawca.

Dane osobowe Klientów zbierane przez Administratora za pośrednictwem Serwisu przetwarzane są w celu realizacji Umowy o Świadczenie Usług, a jeżeli Klient wyrazi na to zgodę, także w celu marketingowym.

Odbiorcami danych osobowych Klientów Serwisu mogą być:
a) operator płatności Stripe, Inc. – w zakresie niezbędnym do realizacji płatności,
b) podmiot wystawiający faktury (Fakturownia.pl) – w zakresie niezbędnym do wystawienia faktury VAT,
c) dostawcy usług technologicznych, w tym hosting i poczta e-mail – w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.

Klient ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek niepodanie danych niezbędnych do zawarcia Umowy o Świadczenie Usług skutkuje brakiem możliwości jej zawarcia.

Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych opisane są w Polityce Prywatności dostępnej pod adresem www.voce.pl.

§17. Licencja i własność intelektualna

Oprogramowanie VOCE, jego kod źródłowy, interfejs graficzny, dokumentacja oraz wszelkie materiały udostępnione w Serwisie stanowią własność intelektualną Usługodawcy i są chronione prawem autorskim.

Klient posiadający aktywną Subskrypcję otrzymuje niewyłączną, niezbywalną, ograniczoną licencję na korzystanie z oprogramowania VOCE wyłącznie na własny użytek, zgodnie z wybranym Planem.

Klient nie ma prawa do:
a) kopiowania, modyfikowania, dekompilowania lub odtwarzania kodu źródłowego oprogramowania VOCE,
b) udostępniania Klucza API osobom trzecim,
c) wykorzystywania oprogramowania VOCE w sposób naruszający obowiązujące przepisy prawa,
d) odsprzedaży, sublicencjonowania lub innego przekazywania praw do korzystania z oprogramowania VOCE.

Klucz API jest przypisany do jednego urządzenia (HWID binding). Zmiana urządzenia wymaga kontaktu z Usługodawcą.

§18. Postanowienia końcowe

Umowy zawierane za pośrednictwem Serwisu zawierane są w języku polskim.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian Regulaminu z ważnych przyczyn, tj. zmiany przepisów prawa, zmiany sposobów płatności, zmiany zakresu oferowanych usług, w zakresie, w jakim te zmiany wpływają na realizację postanowień niniejszego Regulaminu. O każdej zmianie Usługodawca poinformuje Klienta z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem drogą e-mail.

W przypadku zmiany Regulaminu Klient posiadający aktywną Subskrypcję ma prawo do jej anulowania bez ponoszenia dodatkowych kosztów, jeśli nie akceptuje nowej treści Regulaminu.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeks cywilny, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r., ustawa o prawach konsumenta z dnia 30 maja 2014 r., ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

Wszelkie spory wynikające z Umów zawartych za pośrednictwem Serwisu będą rozstrzygane w pierwszej kolejności polubownie, a w przypadku braku porozumienia przez sąd właściwy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.