Moje konto

Zostań Partnerem >

Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

  1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem z serwisu internetowego VOCE dostępnego pod adresem www.voce.pl oraz oprogramowania VOCE (dalej: „Serwis”).

  2. Administratorem danych osobowych jest VOCE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Poznaniu, ul. Piotra Tomickiego 19 lok. 6, 61-116 Poznań, NIP: 7822967401, REGON: 544243388 (dalej: „Administrator”).

  3. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych: support@voce.pl.

  4. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony danych osobowych Użytkowników, w szczególności zapewnia, że dane te są przetwarzane zgodnie z prawem, zbierane dla oznaczonych i zgodnych z prawem celów, merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane, oraz przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

2. Podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:

  1. Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda Użytkownika (np. zgoda na newsletter, zgoda marketingowa).

  2. Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest Użytkownik (realizacja Zamówienia, świadczenie usługi Subskrypcji, obsługa Konta).

  3. Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. prowadzenie dokumentacji księgowej, wystawianie faktur).

  4. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (np. dochodzenie roszczeń, marketing bezpośredni własnych usług).

3. Zakres zbieranych danych

  1. Serwis zbiera dane osobowe dobrowolnie podane przez Użytkownika w formularzach (rejestracja, zamówienie, kontakt).

  2. W ramach korzystania z Serwisu i oprogramowania VOCE przetwarzane mogą być następujące dane osobowe:

    Dane podawane przy rejestracji i zamówieniu:

    • Imię i nazwisko

    • Adres e-mail

    • Numer telefonu (opcjonalnie)

    • Adres (ulica, kod pocztowy, miejscowość, kraj)

    • Nazwa firmy (opcjonalnie)

    • NIP (opcjonalnie)

    Dane generowane automatycznie:

    • Adres IP

    • Identyfikator sprzętu (HWID) – przypisywany do Klucza API w celu zabezpieczenia licencji

    • Dane dotyczące przeglądarki i systemu operacyjnego

    • Dane o aktywności w Serwisie (pliki cookies, logi serwera)

    Dane związane z płatnościami:

    • Informacje o transakcjach (kwoty, daty, statusy płatności)

    • Dane karty płatniczej – przetwarzane wyłącznie przez operatora płatności Stripe, Inc. i nie są przechowywane przez Administratora

  3. Serwis nie przetwarza treści nagrań audio, transkrypcji ani notatek medycznych generowanych przez oprogramowanie VOCE. Dane te przetwarzane są przez zewnętrznych dostawców usług AI (Deepgram – transkrypcja, OpenRouter – synteza AI) wyłącznie w czasie rzeczywistym i nie są przechowywane przez Administratora.

4. Cel przetwarzania danych

Dane osobowe Użytkowników przetwarzane są w celu:

  1. Realizacji umowy – rejestracja Konta, realizacja Zamówienia, aktywacja i zarządzanie Subskrypcją, generowanie i dostarczanie Klucza API, obsługa płatności i odnowień.

  2. Wystawiania dokumentów księgowych – faktury VAT wystawiane za pośrednictwem systemu Fakturownia.pl.

  3. Kontaktu z Użytkownikiem – odpowiadanie na zapytania, obsługa reklamacji, informowanie o statusie zamówienia i subskrypcji.

  4. Zapewnienia bezpieczeństwa usługi – weryfikacja licencji (Klucz API + HWID), ochrona przed nieautoryzowanym dostępem.

  5. Wypełnienia obowiązków prawnych – prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej.

  6. Analityki i poprawy jakości – anonimowe statystyki korzystania z Serwisu.

5. Odbiorcy danych (podmioty trzecie)

Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

  1. Stripe, Inc. (USA) – operator płatności kartą kredytową/debetową i BLIK. Stripe przetwarza dane płatnicze zgodnie z normą PCI DSS. Przekazywanie danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC). Polityka prywatności Stripe: https://stripe.com/privacy.

  2. Fakturownia.pl (Fakturownia Sp. z o.o.) (Polska) – system do wystawiania faktur VAT. Przetwarzane dane: imię, nazwisko, firma, NIP, adres, e-mail.

  3. Deepgram, Inc. (USA) – usługa transkrypcji mowy. Przetwarza dane audio wyłącznie w czasie rzeczywistym (streaming), nie przechowuje nagrań. Przekazywanie danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC).

  4. OpenRouter (OpenRouter, Inc.) (USA) – pośrednik w dostępie do modeli AI (synteza notatek, kody ICD-10). Przetwarza tekst transkrypcji wyłącznie w czasie rzeczywistym, nie przechowuje danych. Przekazywanie danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC).

  5. Dostawca hostingu (lh.pl) – serwer, na którym działa Serwis. Dane przetwarzane w ramach infrastruktury hostingowej na terenie Polski/UE.

  6. Dane osobowe nie są sprzedawane ani udostępniane osobom trzecim w celach marketingowych bez wyraźnej zgody Użytkownika.

6. Okres przechowywania danych

  1. Dane osobowe związane z realizacją Umowy (Konto, Subskrypcja) – przez okres trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń (3 lata od zakończenia umowy).

  2. Dane osobowe związane z dokumentacją księgową (faktury) – przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (obowiązek wynikający z przepisów podatkowych).

  3. Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody – do czasu cofnięcia zgody.

  4. Logi serwera (adresy IP, dane przeglądarki) – przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy.

7. Prawa Użytkownika

Na podstawie RODO Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

  1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – prawo do uzyskania informacji o przetwarzanych danych osobowych.

  2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – prawo do poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

  3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO, „prawo do bycia zapomnianym”) – prawo do żądania usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane.

  4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach.

  5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie oraz do przesłania ich innemu administratorowi.

  6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

  7. Prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

  8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl).

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem na adres e-mail: support@voce.pl.

8. Pliki cookies

  1. Serwis korzysta z plików cookies (ciasteczek) – niewielkich plików tekstowych zapisywanych na urządzeniu Użytkownika przez przeglądarkę internetową.

  2. Serwis wykorzystuje następujące rodzaje plików cookies:

    • Cookies niezbędne – konieczne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu (sesja użytkownika, koszyk, proces zamówienia).

    • Cookies funkcjonalne – zapamiętywanie preferencji Użytkownika (np. język, waluta).

    • Cookies analityczne – zbieranie anonimowych danych statystycznych o korzystaniu z Serwisu (np. Google Analytics, jeśli wdrożone).

    • Cookies płatności – wymagane przez operatora płatności Stripe do obsługi transakcji.

  3. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym zablokować ich zapisywanie lub usunąć zapisane pliki cookies. Szczegółowe informacje na temat zarządzania plikami cookies dostępne są w ustawieniach przeglądarki.

  4. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na funkcjonalność Serwisu.

9. Bezpieczeństwo danych

  1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:

    • Szyfrowanie połączenia z Serwisem (certyfikat SSL/TLS).

    • Szyfrowanie danych płatniczych (obsługiwane przez Stripe zgodnie z PCI DSS).

    • Klucze API przechowywane w formie kryptograficznie bezpiecznej.

    • Kontrola dostępu do panelu administracyjnego.

    • Regularne aktualizacje oprogramowania.

  2. Administrator nie przechowuje danych kart płatniczych – są one przetwarzane wyłącznie przez operatora Stripe.

  3. Dane audio (nagrania głosu) i transkrypcje nie są przechowywane na serwerach Administratora – przetwarzane są w czasie rzeczywistym przez Deepgram i OpenRouter, a następnie wyświetlane wyłącznie na urządzeniu Użytkownika.

10. Przekazywanie danych do państw trzecich

  1. W związku z korzystaniem z usług podmiotów trzecich (Stripe, Deepgram, OpenRouter) dane osobowe mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych.

  2. Przekazywanie danych odbywa się na podstawie:

    • Standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

    • Dodatkowych zabezpieczeń technicznych stosowanych przez podmioty przetwarzające.

  3. Użytkownik wyraża zgodę na przekazywanie danych do państw trzecich w zakresie niezbędnym do korzystania z usługi VOCE (transkrypcja, synteza AI, płatności).

11. Linki do serwisów zewnętrznych

W Serwisie mogą pojawiać się linki do innych stron internetowych. Takie strony internetowe działają niezależnie od Serwisu i nie są w żaden sposób nadzorowane przez Administratora. Strony te mogą posiadać własne polityki dotyczące prywatności oraz regulaminy, z którymi zalecamy się zapoznać.

12. Zmiany Polityki Prywatności

  1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian technologicznych lub zmian w zakresie oferowanych usług.

  2. O wszelkich zmianach Polityki Prywatności Administrator poinformuje Użytkowników z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem drogą e-mail lub poprzez komunikat w Serwisie.

  3. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna w Serwisie pod adresem www.voce.pl.

13. Kontakt

W razie pytań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności lub przetwarzania danych osobowych, prosimy o kontakt:

  • E-mail: support@voce.pl

  • Adres korespondencyjny: VOCE Sp. z o.o., ul. Piotra Tomickiego 19 lok. 6, 61-116 Poznań